Από Ανίκα Γιαννέλλη
Σύμβουλος Επαγγελματικού Προσανατολισμού
Φοροτεχνικός Α’ Τάξης Λογιστή
Η θέση Υπαλλήλου Γραμματειακής Υποστήριξης, είναι μια ειδικότητα απαραίτητη σε κάθε επιχείρηση. Αρκετές φορές θα τη συναντήσεις με διάφορες άλλες ονομασίες όπως γραμματέας, personal assistant, administrative assistant, executive assistant, secretary, office manager,κλπ.
Η παραπάνω ειδικότητα, όπως κι αν ονομάζεται, σίγουρα δεν είναι μια θέση που όπως νομίζεις είναι μόνο να απαντάει στα τηλέφωνα, να κρατάει τα ραντεβού και να υποδέχεται πελάτες. Είναι σίγουρα μια θέση που έχει αρκετά σύνθετα καθήκοντα και πολλές απαιτήσεις. Είναι μια θέση η οποία παίζει σημαντικό ρόλο στην εικόνα που βγαίνει προς τα έξω για την εταιρεία.
Στην πραγματικότητα, ο/η υπάλληλος γραμματειακής υποστήριξης φροντίζει για την ομαλή λειτουργία του γραφείου σε καθημερινή βάση. Καταλαβαίνεις λοιπόν ότι ο ρόλος αυτής της θέσης είναι ιδιαίτερα σημαντικός!
Γενικότερα, θα πρέπει να γνωρίζεις ότι η θέση της Γραμματειακής Υποστήριξης, υπάρχει σε δικηγορικές εταιρείες, σε μεγάλες εταιρείες του λιανεμπορίου, σε ασφαλιστικές εταιρείες, σε κατασκευαστικές εταιρείες, σε χρηματοοικονομικές εταιρείες, σε διαγνωστικά κέντρα, σε ιδιωτικές κλινικές, φροντιστήρια, ναυτιλιακές εταιρείες, εταιρείες logistics κλπ.
Αν σε ενδιαφέρει μια ανάλογη θέση εργασίας και θέλεις να τη διεκδικήσεις, θα πρέπει πρώτα απ’ όλα να μελετήσεις ποιες είναι οι δεξιότητες και τα προσόντα που απαιτούνται, αλλά κυρίως για να δεις αν ταιριάζει σε εσένα, θα πρέπει να διεισδύσεις περισσότερο μελετώντας τις αρμοδιότητες και τις ευθύνες που έχει μια ανάλογη θέση εργασίας, ώστε να είσαι σε θέση να αποφασίσεις αν τελικά… ταιριάζει σε εσένα και σε ποιο βαθμό μπορείς να την υποστηρίξεις!!
Αρχικά πρέπει να γνωρίζεις ποιες είναι οι δεξιότητες που απαιτεί μια θέση Υπαλλήλου Γραμματειακής Υποστήριξης. Συγκεντρώσαμε τις βασικότερες, τις οποίες αναλύουμε παρακάτω, ώστε να τις συγκρίνεις με αυτές που ήδη έχεις, αλλά και να βάλεις προτεραιότητα σε αυτές που πρέπει να εξασκήσεις μέχρι να τις αποκτήσεις, ώστε να κατακτήσεις μια αντίστοιχη θέση εργασίας.
Οι δεξιότητες χωρίζονται σε 2 μεγάλες κατηγορίες, τα hard skills και τα soft skills.
Ας δούμε αρχικά τα hard skills, δηλαδή πρακτικές γνώσεις και δεξιότητες που απαιτούνται σε μια ανάλογη θέση Υπαλλήλου Γραμματειακής Υποστήριξης
Ψηφιακές δεξιότητες, δηλαδή καλή γνώση εφαρμογών Office, όπως Word, Excel, Power Point
Διαχείριση διαφόρων mail servers όπως Yahoo, Gmail, Outlook κλπ
Διαχείριση ψηφιακών αρχείων και βάσεων δεδομένων
Άριστη χρήση Ελληνικής Γλώσσας σε γραπτό και προφορικό λόγο
Πολύ Καλή Γνώση Αγγλικής Γλώσσας σε γραπτό και προφορικό λόγο.
Ευχέρεια στη χρήση εξοπλισμού γραφείου όπως εκτυπωτή, scanner, τηλεφωνικό κέντρο κλπ
Γνώση προγραμμάτων CRM (διαχείρισης πελατών) και ERP (εμπορικής διαχείρισης)
Χρήση λογισμικού διαχείρισης σύγχρονου γραφείου
Γνώσεις διαχείρισης e-shop, σελίδων Social media και digital marketing, είναι μερικές πρόσθετες γνώσεις που κατά περίπτωση μπορεί να είναι απαραίτητες ανάλογα με το είδος της επιχείρησης. Φυσικά αν υπάρχουν αυτές οι σύγχρονες ψηφιακές γνώσεις, τότε σίγουρα αποκτάς ένα συγκριτικό πλεονέκτημα κατάκτησης της θέσης εργασίας, έναντι άλλων υποψηφίων που δε τις διαθέτουν.
Μη ξεχνάς… η εποχή τρέχει με υψηλές ταχύτητες και χρειάζεται διαρκώς να προσαρμόζεσαι σε αυτές για να μπορείς να καλύπτεις τη θέση εργασίας αλλά και για να είσαι διαρκώς απαραίτητο στέλεχος, σε μια επιχείρηση μικρή ή μεγάλη. |
Βέβαια θα πρέπει να έχεις και τα κατά περίπτωση soft skills , δηλαδή τις κοινωνικές δεξιότητες για τη συγκεκριμένη θέση εργασίας
Άνετη και αποτελεσματική επικοινωνία με συναδέλφους, συνεργάτες, πελάτες κλπ
Ευχέρεια στη διαχείριση πολλών θεμάτων ταυτόχρονα
Άνεση στη λύση καθημερινών προβλημάτων της αρμοδιότητάς της θέσης εργασίας
Διαχείριση εμπιστευτικών πληροφοριών / εγγράφων
Άνεση στη διαχείριση δύσκολων και πολύπλοκων καταστάσεων
Δυνατότητα διαχείρισης παραπόνων πελατών
Οργάνωση της καθημερινής εργασίας και σωστή διαχείριση χρόνου
Ιεράρχηση προτεραιοτήτων
Δυναμική προσωπικότητα
Πρωτοβουλία και αυξημένη αντίληψη για ορθή εκτίμηση των καταστάσεων
Υποβολή προτάσεων για νέες διαδικασίες
Διατήρηση ψυχραιμίας σε δύσκολες καταστάσεις
Ενημέρωση πάνω σε θέματα του κλάδου της επιχείρησης που εργάζεσαι
Προσαρμογή στους ρυθμούς του εργασιακού περιβάλλοντος
Διαπραγματευτικές ικανότητες
Αυτοπεποίθηση, αυτοβελτίωση και επαγγελματισμό
Διαχείριση ετερόκλητων καταστάσεων
Καθημερινά καθήκοντα / αρμοδιότητες μιας θέσης Υπαλλήλου Γραμματειακής Υποστήριξης
Διεκπεραίωση έντυπης και ηλεκτρονικής αλληλογραφίας
Σύνταξη εμπορικών επιστολών, αναφορών και εγγράφων
Αρχειοθέτηση εγγράφων και διαχείριση ηλεκτρονικών βάσεων δεδομένων
Λήψη back up αρχείων σε τακτά χρονικά διαστήματα
Θέση προτεραιοτήτων σε καθημερινά θέματα
Συμμετοχή στην επίλυση εταιρικών θεμάτων
Ενασχόληση με τις Δημόσιες Σχέσεις της επιχείρησης
Διαχείριση αποθεμάτων γραφικής ύλης
Διαχείριση Τηλεφωνικού Κέντρου και Υπεύθυνος/η Υποδοχής
Συντονισμός συναντήσεων προσωπικού με πελάτες, συνεργάτες και διοίκηση
Συντονισμός οργάνωσης επαγγελματικών ταξιδιών
Τιμολογήσεις πελατών και καταγραφή εσόδων – εξόδων με χρήση προγράμματος ERP
Συμμετοχή σε υποστηρικτικές εργασίες του Τμήματος Ανθρωπίνου Δυναμικού
Συμμετοχή σε βοηθητικές εργασίες για ολοκλήρωση κάποιου Project
Συμμετοχή στη διαχείριση Social Media της επιχείρησης
Διαχείριση και πρόληψη απρόβλεπτων περιστατικών
Οργάνωση επαγγελματικών meetings
Συμμετοχή σε υποστηρικτικές εργασίες διαφόρων events εντός και εκτός επιχείρησης
Επικοινωνία με όλα τα τμήματα της επιχείρησης και κατεύθυνση εργασιών προς αυτά (βασική προϋπόθεση να γνωρίζει τα καθήκοντα όλων των τμημάτων)
Σπουδές – χρειάζονται σπουδές για την κάλυψη θέσης Υπαλλήλου Γραμματειακής Υποστήριξης;
Τα βασικά εφόδια σου είναι το Απολυτήριο Λυκείου και η άριστη γνώση χειρισμού Υπολογιστών. Από εκεί και πέρα θα πρέπει με δική σου προσωπική προσπάθεια να παρακολουθήσεις εξειδικευμένα σεμινάρια για την ειδικότητα Υπαλλήλου Γραμματειακής Υποστήριξης, ώστε μέσα από αυτά να πάρεις όλα τα απαραίτητα εφόδια που απαιτούνται στη σύγχρονη εποχή.
Βασικό είναι βέβαια να υπάρχει καλή διάθεση, αρκετή όρεξη για δουλειά, καθώς είναι μια θέση που απαιτεί προσήλωση, ώστε όλα να λειτουργούν αρμονικά μέσα στους έντονους εργασιακούς ρυθμούς.
Ακόμα όμως κι αν δεν έχεις όλα όσα απαιτεί αυτή η θέση, μπορείς να εφοδιαστείς με τις αντίστοιχες γνώσεις μέσω των σεμιναρίων που προσφέρουμε σε εσένα στο myergasia.gr. Πρόσθετες γνώσεις που μπορείς να αποκτήσεις μέσω εξειδικευμένων σεμιναρίων όπως Χειρισμού Υπολογιστών, Διοίκησης Επιχειρήσεων, Marketing κλπ, σίγουρα θα σου προσφέρουν γνώσεις για να ανταποκριθείς στο σύγχρονο και απαιτητικό περιβάλλον μια επιχείρησης.
Ο/Η Σύγχρονος/η Υπάλληλος Γραμματειακής Υποστήριξης, απαιτείται να είναι εξειδικευμένο στέλεχος της επιχείρησης.
Σύγχρονο Εργασιακό ΠεριβάλλονΥπάλληλος Γραμματειακής Υποστήριξης = Εξειδικευμένο Στέλεχος Επιχείρησης |
Πως θα διεκδικήσεις μια αντίστοιχη θέση εργασίας;
Αυτό είναι στο χέρι σου…
Επικοινώνησε μαζί μας για να σε καθοδηγήσουμε και να σου παρουσιάσουμε τα κατάλληλα σεμινάρια επιμόρφωσης, ώστε με την κατάλληλη προετοιμασία και με τη σύνταξη ενός σύγχρονου επαγγελματικού βιογραφικού να πετύχεις το δικό σου στόχο!!
Γίνε κι εσύ σήμερα ένας ξεχωριστός υποψήφιος διεκδικώντας μια θέση εργασίας ως Υπάλληλος Γραμματειακής Υποστήριξης και απέκτησε την επαγγελματική σταδιοδρομία που ονειρεύεσαι και που τελικά… σου αξίζει!!
Ακόμα κι αν δεν έχεις όλα τα απαραίτητα προσόντα, αλλά σου αρέσει η θέση εργασίας ως Υπάλληλος Γραμματειακής Υποστήριξης, βάλε το στόχο σου και μέσω ενός σύγχρονου επαγγελματικού βιογραφικού, μπορείς να «καλύψεις» κάποια πιθανά κενά, παρουσιάζοντας το χαρακτήρα σου, τις ψηφιακές δεξιότητες και τον οργανωμένο τρόπο σκέψης σου. Διεκδίκησε τη θέση που στοχεύεις και προετοιμάσου κατάλληλα πριν τη συνέντευξη ώστε να έχεις κάνει το καλύτερο δυνατό από την πλευρά σου, στην προσπάθεια να πετύχεις το δικό σου επαγγελματικό στόχο.
Η εξέλιξη δεν είναι αποτρεπτική χωρίς το πλήρες εκπαιδευτικό υπόβαθρο |